Travail collaboratif et suggestions dans Google Docs

Google Docs facilite le travail collaboratif. C’est un de ses atouts majeurs. Travailler à plusieurs sur un même document dans le cloud est extrêmement simple et intuitif. Une simplicité qui n’empêche pas l’outil de Google de proposer des fonctions avancées. C’est le cas de la fonction suggestions.

Google Docs sur un document partagé permet à des collaborateurs de vous suggérer  certaines modifications, sans pour autant modifier le texte d’origine. Les propositions ainsi recueillies ne seront intégrées que si vous les approuvez en tant que propriétaire du document.

Lorsque vous partagez un document dans Google Docs avec une ou plusieurs personnes vous pouvez leur permettre de modifier le document ou d’ajouter des commentaires et de suggérer des modifications. Cette deuxième option ne leur permettra pas de modifier votre document mais uniquement d’ajouter un commentaire ou de proposer une modification. Voici un petit rappel de comment partager un document dans Google Docs

  1. Ouvrez le fichier que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager dans l’angle supérieur droit.
  3. Dans la zone de texte, ajoutez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier.
  4. Cliquez sur le menu déroulant situé à côté de la zone de texte et sélectionnez “Commentaire autorisé”.
  5. Cliquez sur OK.

L’utilisateur qui souhaitera proposer une modification du texte d’un document n’aura qu’a sélectionner le texte concerné puis saisir la modification proposée. La proposition s’affichera dans une autre couleur et le texte que le collaborateur souhaite supprimer apparaitra rayé. Clic sur l’image.

Google collaoratif

 

Le grand avantage de ce système de suggestions dans Google Docs c’est qu’il va grandement faciliter la vie du propriétaire du document. Ce dernier va en effet recevoir un mail l’informant des propositions, il pourra alors les accepter ou les refuser d’un simple clic. C’est la principale différence entre un commentaire et une suggestion dans Google Doc. Dans le cas d’une suggestion, il suffit d’un clic pour intégrer une proposition à un document.

Un système qui prend tout son intérêt avec les nouvelles fonctions d’import de Google Docs. Vous le savez, il n’est plus besoin de convertir les fichiers Word pour pouvoir travailler avec dans Google Docs. Ces nouvelles fonctions d’intégration des documents Word s’étendent au système de commentaires et de modifications propres à Microsoft Office. Une fois importé dans google Docs un doc Word avec modifications et commentaires s’affichera dans Google Docs sous la forme d’un doc avec des suggestions. Pratique.

Le système de suggestions fonctionne sur les différentes applications de la suite Google: Docs, Sheets et Slides. Il ne fonctionne pour le moment que sur la version web. L’option devrait arriver sur les versions mobiles très prochainement.

 

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